手配業務のタスク管理

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手配業務のタスク管理 by Mind Map: 手配業務のタスク管理

1. イレギュラー

1.1. 備品の補充

1.2. 消耗品の発注

1.3. 見積り作成

2. その他

2.1. ランクアップ処理

2.1.1. マスタのランクを変更

2.1.2. 友人紹介手当の処理

2.1.3. パス発行

2.1.3.1. ランクアップボーナスの処理

2.2. 各種会議

2.2.1. 各課会議

2.2.2. 管理者会議

2.2.3. 手配会議

2.2.4. 手配割振り

2.3. 委員会活動

2.4. 研修時の対応

2.4.1. 登録票印刷

2.4.2. 名札の準備

2.4.3. 出席者の確認

2.4.4. 事務所研修の実施

3. 繁忙日の対策

3.1. 登録者数を増やす

3.1.1. 募集をたくさん出す

3.1.1.1. ○○日までに登録で特典を付ける

3.1.1.1.1. 3月16日~4月6日の登録で4月8日~14日の間で勤務したら3000円的な

3.1.1.1.2. 友人紹介キャンペーンも並行して走らせる

3.1.2. ファミリーを集める

3.1.2.1. 告知の方法を効果的な物で

3.1.2.1.1. 前日確認メール以外で

3.1.2.2. 平日働けるファミリーは特典倍

3.1.2.2.1. 2人呼んだらさらに倍

3.1.3. 分母を増やす作戦

3.1.3.1. これしかないんじゃない!?

3.2. 登録者を動かす

3.2.1. 勤務できるが、入っていない人

3.2.1.1. 勤務日によって特典を付ける

3.2.1.1.1. 直接的な訴求が難しい

3.2.2. 学校や予定がある

3.2.2.1. 多少の特典では動く可能性はない

3.2.2.1.1. ここへの対策は効果が薄い

4. 応募~勤務までの流れを整理

4.1. 現状の募集から現場までの流れが、各所で分断されているように思う

4.1.1. この流れを見直すことにより募集経費の削減・アルバイトの定着化を促すことを目的とする

4.1.2. 応募者目線で考えてみると

4.1.2.1. ○○に行きたいから応募、ポチ

4.1.2.1.1. BE:その催物だとこの日の面接を受けないと・・・

4.1.2.2. ○○さんの紹介で登録希望、ポチ

4.1.2.2.1. BE:○○さんと同じ部署で登録するにはこの面接を受けてください

4.1.2.3. 催物とかなんでもいいや、ポチ

4.1.2.3.1. BE:どれを希望するか選んでください。応:しいて言うならサッカーかなー

4.1.2.4. サッカーのバイトしたいな、ポチ

4.1.2.4.1. 知らない電話番号からかかってきた・・・

4.1.2.5. 京都に住んでるけど、甲子園の仕事したい、ポチ

4.1.2.5.1. BE:甲子園の仕事行くなら大阪での面接を受けてもらわないと・・

4.1.2.6. コンサートの仕事行きたい、ポチ

4.1.2.6.1. 面接受けて合格、スケチェした

4.1.2.7. ユニゾンの仕事行きたいな、ポチ

4.1.2.7.1. 面接でコンサートの仕事がしたいです

4.1.3. 催物希望がある応募者とそうでない応募者、住んでる場所で面接を受けたい

4.1.3.1. 面接までは同等に扱いたい(どこで面接受けてもいい)

4.1.3.1.1. 面接終了後、各部に振り分ける

4.2. 募集

4.2.1. 年間の募集計画

4.2.1.1. 新たに欲しいアルバイト数を各部で算出する

4.2.1.1.1. 各部署から必要人数の依頼を受ける

4.3. 応募対応

4.3.1. 現状は電話でのみの対応

4.3.1.1. 連絡がつかないといったロスを如何に減らすか

4.3.1.1.1. 連絡する時間帯

4.3.1.1.2. 応募者が直接面接日を決定できるようにする

4.3.1.1.3. 連絡手段を変える

4.4. 面接

4.4.1. 多少のアレンジはされているが、従来からの方法と変わっていない

4.4.1.1. 面接と説明会を分けて考えてみては

4.4.1.1.1. 面接

4.4.1.1.2. 説明会

4.5. スケジュールの決め方

4.5.1. スケジュールチェックという方法が有効か?

4.5.1.1. レギュラースタッフと新人で取り方を変えるとか

4.6. 現場

4.6.1. 応募からの流れを汲んで現場に入れれているか?

4.6.1.1. 初現場が希望の現場であれば継続率があがる?

4.7. 整理

4.7.1. 募集をかける~面接までを担当

4.7.1.1. 管理部

4.7.1.1.1. 依頼された必要人員を募集・採用する

4.7.1.1.2. 採用した人員を各部に振り分ける

4.7.2. 採用後からスケジュールを取るまでを担当

4.7.2.1. 各部

4.7.2.1.1. 新たに必要とする人員の算出

4.7.2.1.2. 保有する人員で現場の手配を進める

4.7.3. 応募受付の段階で入口を分けず、登録後分ける。

5. ルーティーン

5.1. 日

5.1.1. a.登録者への対応

5.1.1.1. 前日確認

5.1.1.1.1. メールシステムの設定(前日夕方)

5.1.1.1.2. 手配調整入力合わせ(前日夕方)

5.1.1.1.3. メールの送信(午前)

5.1.1.1.4. 了解連絡の処理

5.1.1.1.5. 前日確認後のチェック(15:00)

5.1.1.1.6. 現場変更の伝達

5.1.1.2. 人数・メンツの調整

5.1.1.2.1. アルバイトに移動や休みを伝達

5.1.1.3. スケジュールチェック

5.1.1.3.1. アルバイトがいる場合

5.1.1.3.2. 担当者の場合

5.1.1.3.3. スケチェ後の確認メール送信

5.1.2. b.未登者への対応

5.1.2.1. 新規応募者

5.1.2.1.1. 架電・メール

5.1.2.1.2. 登録確認の電話

5.1.2.1.3. 使用書類の準備

5.1.2.2. 頭髪チェック対応

5.1.3. c.現場関係の処理

5.1.3.1. 入り・上り連絡の処理

5.1.3.1.1. 入り時

5.1.3.1.2. 上り時

5.1.3.2. 持ち出し書類の準備

5.1.3.2.1. 終電入力

5.1.3.2.2. 名簿・終電表出力

5.1.3.2.3. KYODO書類の出力

5.1.3.2.4. 手配帳の印刷

5.1.4. d.社内関係の処理

5.1.4.1. 手配帳作成

5.1.4.1.1. 落とす、スケチェ時随時(13:00〜22:00)

5.1.4.1.2. 発注情報の書き換え

5.1.4.1.3. アルバイトの移動プランを書き込む

5.1.4.1.4. 集合時間・持ち物等の記入

5.1.4.2. 受注処理

5.1.4.2.1. 発注情報で催物受注を変更

5.1.4.3. 受注確認書の送信

5.1.4.3.1. 翌日の現場のもの

5.1.4.4. 本社置き備品の準備

5.1.4.4.1. 各種セット・パウチ等

5.1.5. 電話を受ける

5.1.5.1. 基本的な業務はこれから始まる!?

5.2. 週

5.2.1. a.登録者への対応

5.2.2. b.未登録者への対応

5.2.3. c.現場関係の処理

5.2.4. d.社内関係の処理

5.2.4.1. アクティングへの依頼

5.2.4.1.1. 依頼書の作成

5.2.4.2. 備品申請

5.2.4.2.1. ライブハウス等

5.3. 月

5.3.1. a.登録者への対応

5.3.1.1. 1部研修のお知らせをメール

5.3.2. d.社内関係の処理

5.3.2.1. 翌々月の仮催物受注

5.3.2.1.1. ホームページでチェック

5.3.2.2. 翌々月の手配帳作成

5.3.2.2.1. 仮受注の物を元に手配帳に落とす

5.3.2.3. 1ヶ月分の備品の仮申請

5.3.2.3.1. ホール以上の車両・無線を仮申請

5.3.2.4. 各種データの集計

5.3.2.4.1. 登録数・面接数・手配数等

5.3.2.4.2. 登録者の整理

5.3.2.5. 面接実施日の決定

5.3.2.6. ドリンク現場の処理

5.3.2.6.1. 受注確認書の送信

5.3.2.7. 研修の日程調整

5.3.2.8. ニューススケジュール

5.3.2.8.1. 作成

5.3.2.9. 社員シフトの決定

5.3.2.9.1. 休暇、出社時間

5.3.2.10. 嘱託関係

5.3.2.10.1. 有給管理

5.3.2.10.2. 交通費清算処理

5.3.2.11. 勤務表作成

5.3.2.12. 経費精算

5.3.2.12.1. 交通費清算

5.4. 年

5.4.1. 会員マスタの回生合わせ

5.4.2. 友人紹介キャンペーン(春・夏)

5.4.2.1. 概要作成

5.4.2.1.1. 告知物発注

5.4.3. 電車ダイヤ改正

5.4.4. 募集計画

5.4.4.1. 媒体選定・期間の決定など

5.4.5. 嘱託