Papierloos werken - De wensen verder uitgewerkt

Maak een Begin. Het is Gratis
of registreren met je e-mailadres
Papierloos werken - De wensen verder uitgewerkt Door Mind Map: Papierloos werken -  De wensen verder uitgewerkt

1. Archiveren

1.1. Documenten moeten opgeslagen kunnen worden in PDF formaat

1.2. Archiefdocumenten mogen niet veranderd of verwijderd kunnen worden

1.3. Ingekomen post moet gearchiveerd worden

1.4. Uitgaande post moet gearchiveerd worden

1.5. Vergaderdocumenten moeten gearchiveerd worden

1.6. Archiefdocumenten moeten teruggevonden kunnen worden

1.7. Het moet mogelijk zijn op meerdere documenten tegelijkertijd om te zetten naar PDF

1.8. Een document moet met één druk op de knop gearchiveerd kunnen worden

2. Legenda

2.1. Must Have

2.2. Should Have

2.3. Nice to Have

2.3.1. een wens

2.4. Ja

2.5. Nee

2.6. Is niet helder

3. Werken

3.1. Met documenten

3.1.1. Documenten moeten eenvoudig vanuit het systeem gemaakt kunnen worden en meteen in de context opgeslagen worden

3.1.2. Bestaande documenten moeten eenvoudig overgezet kunnen worden naar hst systeem

3.1.3. Documenten moeten onafhankelijk van tijd en plek geraadpleegd en bewerkt kunnen worden

3.1.4. Medewerkers moeten documenten kunnen delen

3.1.5. Het moet mogelijk zijn om documenten en bijlages elektronisch goed te keuren

3.1.6. Medewerkers moeten samen met externe partijen aan documenten kunnen werken

3.1.7. Medewerkers moeten e-mail en bijlagen gemakkelijk kunnen opslaan in een dossier

3.1.8. Medewerkers moeten onafhankelijk van tijd en plaats samen aan documenten kunnen werken

3.1.9. Het werken met documenten moet gericht zijn op een toenemend gebruik van mobile devices zoals iPads of andere tablets.

3.2. Verzamelen van informatie uit stuk van Mark M.

3.2.1. Zelf keuze maken

3.2.1.1. device

3.2.1.2. App / software

3.2.2. Bij voorkeur digitaal

3.2.3. "On the go"verzamelen en beschikbaar hebben in de IPO werkomgeving

3.2.4. Ook aantekeningen behorend bij stukken moeten opgeslagen kunnen worden

3.2.5. De adviseur moet de mogelijkheid hebben om informatie te delen

4. Papierloos Vergaderen

4.1. (ad-hoc) Vergaderingen moeten eenvoudig opgezet kunnen worden

4.2. Autorisaties voor vergaderingen moeten zelf op een eenvoudige wijze gegeven kunnen worden

4.3. Er moeten persoonlijke markeringen en aantekeningen gemaakt kunnen worden in de vergaderdocumenten

4.4. Vergaderstukken hoeven niet in PDF formaat aangeleverd te worden. Het moet mogelijk zijn om bijvoorbeeld Excel documenten te gebruiken.

4.5. Het moet mogelijk zijn om andere tablets dan iPads te gebruiken

4.6. Doorklikken vanuit de agenda

5. Scenario's voor vergaderingen

5.1. De reguliere overleggen zoals die nu in Notudoc worden gefaciliteerd

5.1.1. Notudoc

5.1.1.1. browser

5.1.1.2. iPad app

5.1.2. SharePoint

5.1.2.1. Browser

5.1.2.2. Apps op mobiel device

5.2. Ad Hoc vergaderingen intern

5.2.1. SharePoint

5.2.1.1. browser

5.2.1.2. Apps

5.3. Ad Hoc vergaderingen extern waarbij IPO in de lead is

5.3.1. SharePoint

5.3.1.1. browser

5.3.1.2. Apps

5.4. Externe vergaderingen waarbij IPO deelnemer is

5.4.1. aanlsuiten aan de derde partij

5.4.1.1. Pleio

5.4.1.2. andere platforms

6. Nieuwe voorstel ICT middelen

6.1. uitgangspunten

6.1.1. Docking station + device

6.1.1.1. onderweg

6.1.1.2. flex

6.1.2. Vaste desktop

6.1.2.1. onderweg

6.1.2.2. flex

6.1.3. mogelijkheid om device niet mee te nemen

6.1.3.1. afgesloten kasten

6.1.3.2. niet structureel

6.2. Rollen

6.2.1. Adviseur

6.2.1.1. kantoor

6.2.1.1.1. flex

6.2.1.2. onderweg

6.2.1.3. thuis

6.2.2. Bedrijfsvoering

6.2.2.1. kantoor

6.2.2.1.1. flex

6.2.2.2. onderweg

6.2.2.3. thuis

6.2.3. Management

6.2.3.1. kantoor

6.2.3.1.1. flex

6.2.3.2. onderweg

6.2.3.3. thuis

6.3. Bedrijfsvoering

6.3.1. Wensen

6.3.1.1. Op dit moment werken een aantal mensen van BD incidenteel flex

6.3.1.1.1. Secretariaat

6.3.1.1.2. DIV

6.3.1.2. Betere afspraken over de verdeling van de nieuwe verantwoordelijkheden zoals receptie/deur/telefooncentrale

7. Organisatie

7.1. OR

7.1.1. instemmingsrecht

7.1.2. OR inlichten

7.2. Rest van IPO betrekken

7.2.1. 1 op 1 gesprekken

7.2.2. organisatie is een beetje afgehaakt

7.2.3. teamoverleggen

7.3. Mensen meekrijgen

7.3.1. presentaties over de mogelijkheden

7.3.1.1. inspiratiesessie

7.3.2. Niet over papierloos (vergaderen) praten

7.3.3. driver

7.3.3.1. flexwerken