CÁCH XỬ LÝ EMAIL HIỆU QUẢ (Đọc thêm tại: giangpham.me)

Cách xử lý email hiệu quả

Начать. Это бесплатно
или регистрация c помощью Вашего email-адреса
CÁCH XỬ LÝ EMAIL HIỆU QUẢ (Đọc thêm tại: giangpham.me) создатель Mind Map: CÁCH XỬ LÝ EMAIL HIỆU QUẢ (Đọc thêm tại: giangpham.me)

1. Email vs. chat

1.1. Email

1.1.1. Dùng để xác nhận, phản hồi thông tin một cách chính thức

1.1.2. Thời gian lưu trữ file/tài liệu lâu dài

1.1.3. Dễ tìm kiếm thông tin khi cần

1.1.4. Nội dung nào thường xuyên gửi: có thể lưu lại thành template để tái sử dụng và tiết kiệm thời gian

1.2. Chat

1.2.1. Trao đổi nhanh công việc

1.2.2. Phần mềm chat chỉ lưu trữ file/hình ảnh trong ngắn hạn

1.2.3. Khó tìm kiếm nội dung chat/file khi đã chat quá lâu

2. Tránh

2.1. Viết lan man, trình bày dài dòng không có trọng tâm

2.1.1. Viết hết những điều cần nói, sau đó ngắt xuống dòng thành những ý chính

2.1.2. Viết cô đọng, ngắn gọn và dễ hiểu

2.1.3. Nếu cần đối phương làm gì thì cần ghi rõ

2.2. Chỉ đề cập, kể lể khó khăn

2.2.1. Suy nghĩ và bổ sung thêm giải pháp

2.2.2. Ghi thêm ưu và nhược điểm của giải pháp (nếu có)

2.3. Ghi chung chung về ngày tháng Ví dụ: deadline cuối tuần này

2.3.1. Ngày tháng cụ thể truyền tải thông điệp rõ ràng và dễ nhớ hơn

2.3.2. Ghi cụ thể thời gian Ví dụ: deadline 3PM ngày 16/04/2021

2.4. Đọc email nhưng không xử lý

2.4.1. Thời gian xử lý dưới 3 phút: xử lý/phản hồi ngay

2.4.2. Mất nhiều thời gian xử lý: viết lại trong danh sách việc cần làm

2.5. Nhầm lẫn về ngày tháng năm

2.6. Sử dụng ngôn ngữ teen, viết tắt Vd: "ko" → "không"

2.7. Chèn quá nhiều hình ảnh trong nội dung email sẽ làm email quá dài và dễ rối mắt

2.7.1. Hãy lưu file với tên sao cho dễ hiểu, sau đó đính kèm file trong email

2.7.2. Nội dung email ghi rõ: xem hình đính kèm số xxx

3. Lưu ý

3.1. Chỉ tô đậm, highlight hoặc IN HOA những gì quan trọng khi cần thiết, không nên lạm dụng

3.2. Check lại email đã đính kèm file/hình ảnh chưa

3.3. Khi đính kèm nhiều file/hình ảnh thì hãy nén lại thành 1 file để người đọc chỉ cần tải 1 lần

3.4. Soạn và check lại toàn bộ nội dung email, sau đó hãy điền tên người nhận, để tránh chưa viết xong mà nhấn nhầm nút Gửi email

3.5. Chỉ dành một khoảng thời gian cố định trong ngày để check email, thời gian còn lại tập trung xử lý công việc